Ota yhteyttä

Kuinka rahoitustiimisi työ helpottuu Sharpin optimoitujen työnkulkuohjelmistojen ansiosta

Optimoitu työnkulkuohjelmistomme auttaa yrityksesi tilinpito-osastoa hoitamaan saapuvat laskut tehokkaammin.

Saapuvien laskujen elektroninen hoitaminen tuo paljon etuja. Rahoitustiimilläsi on jatkossa vähemmän toistuvia tehtäviä suoritettavana, prosessi nopeutuu ja maksat toimittajillesi ajoissa välttyen myöhästymismaksuilta, järjestelmään skannatut ja tallennetut laskut ovat turvallisesti tallessa ja niitä on helppo etsiä digitaalisesti.

Osana Optimoituja ohjelmistoratkaisujamme tarjoamme sovelluksen, joka tekee saapuvien laskujen käsittelystä helpompaa. Laskut voidaan skannata ja niitä voidaan hallita mukautetulla, automatisoidulla työnkululla, joka pystyy hoitamaan kaiken suunnitellusti.

Optimoitu työnkulkuohjelmistomme hallitsee koko prosessin ja voi tarkistaa automaattisesti laskut ostotilausten ja lähetysluettelojen mukaan, poistaen virheille alttiin manuaalisen vertailun. Automaattiset kehotukset ja hälytykset pitävät sinut ajan tasalla laskun jokaisessa vaiheessa - vastaanotosta hyväksyntään ja maksamiseen. 

Kuinka se toimii

Optista kirjainten tunnistusta (OCR) käytetään tärkeiden tietojen, kuten toimittajan nimen, laskun kokonaissumman ja ALV-summan poimimiseen tallennetuista laskuista. Älykkäiden tunnisteiden ja koneoppimisen ansiosta OCR-pohjat on helppo asettaa ja tarkkuus kehittyy ajan kuluessa.

Laskujen siirtäminen järjestelmään on nopeaa ja helppoa. Manuaalista tietojen syöttöä ei tarvita, ja järjestelmä toimii sekä tulostetuilla että sähköisillä laskuilla.

Optimoitu työnkulkuohjelmistomme voi suorittaa poimittujen tietojen vahvistuksen tarkistuksia OCR-prosessin aikana varmistaakseen, että rivien tiedot vastaavat laskun kokonaissummaa tai että esimerkiksi ALV-summa on oikea. Se voi poimia myös tärkeitä tietoja, kuten toimittajan nimen ja laskun numeron, ja tarkistaa, että ne vastaavat voimassa olevia ostotilauksia.

Tallenna ja hae 

Kun laskusi on kerran luotu, ne merkitään OCR-järjestelmästä poimituilla tärkeillä tiedoilla ja tallennetaan sitten turvallisesti asiakirjahallintajärjestelmään yhdessä muiden tärkeiden asiakirjojen, kuten ostotilausten ja lähetysluetteloiden kanssa.

Laskujen tallentaminen turvallisesti keskitettyyn tallennuspaikkaan tarkoittaa, että ne voidaan hakea nopeasti ja helposti, mikä auttaa sinua vastaamaan mahdollisiin kyselyihin. Voit hakea tiettyjä tietoja avainsanalla, mikä on paljon nopeampaa kuin paperilaskujen etsiminen arkistokaapeista.

Yrityssäännöt laskujen hyväksymiseksi voidaan määrittää ja niitä voidaan noudattaa yhdenmukaisesti, niihin liittyvillä työnkuluilla ja kehotteilla. Esimerkiksi, jos nimitetty laskun hyväksyjä ei ole paikalla, järjestelmä ei anna laskun jäädä huomiotta. Sen sijaan vaihtoehtoinen hyväksyjä vastaanottaa automaattisen hälytyksen, joka kehottaa häntä tarkistamaan tietyn laskun tilan.

Sharpin Optimoitu työnkulkuohjelmisto voi auttaa yritystäsi tallentamaan ja skannaamaan laskuja sähköisesti lisäten turvallisuutta ja tehostaen käsittelyä. Jos haluat lisätietoja, Ota yhteyttä.

 

Ota yhteyttä

HERMAN LUNDQUIST
Nordic Marketing Director
herman.lundquist@sharp.eu

Social