Ota yhteyttä

Cloud Portal Office

Cloud Portal Office on palkittu asiakirjanhallinta- ja yhteistyöjärjestelmä pienille ja keskisuurille yrityksille.

Turvallinen ja yksityinen pilvipalvelu avaa yritysluokan ominaisuuksillaan uusia ovia:

Optimoidut työvirrat 
Cloud Portal Office on järjestelmällinen ja ajantasainen säilytyspaikka kaikille liiketoimintasi asiakirjoille, olivatpa ne luotuja digitaalisesti tai tulosteesta skannaamalla.

CPO on myös monipuolinen. Jokainen nauttii vapaudesta työskennellä toiveensa mukaan, tallentaen, hallinnoiden, jakaen ja noutaen asiakirjoja PC:llä, tabletilla, älypuhelimella, Sharpin monitoimilaitteella ja (kokouksissa) BIG PADin interaktiiviselta näytöltä.

Väliaikaisia vierastilejä voidaan luoda hetkessä laajentaen Cloud Portal Officen toimintaa laajemmalle yleisölle. Cloud Portal Office on täysin liitettävissä suosittuihin Optimised Workflow -ratkaisuihimme  kaikentyyppisissä organisaatioissa. 

Kannattava kasvu

Puolueeton tutkimus on osoittanut, että työntekijöillä saattaa mennä jopa seitsemän tuntia viikosta pelkkään tiedon etsimiseen. Se on valtava aukko tuottavuudessa sekä vakava kannattavan kasvun este.

Cloud Portal Office korvaa sirpaleisen ja hajanaisen asiakirjaympäristösi täysin luetteloidulla ja keskitetyllä tietovarannolla. Tämä tarkoittaa, että henkilökuntasi käyttää paljon vähemmän aikaa tiedon etsimiseen ja paljon enemmän aikaa käyttäessään tietoa hyväkseen.

Tiedot ladataan tallentamalla tiedostot suoraan pilviarkistoon tai skannaamalla asiakirjoja Sharpin monitoimilaitteella. Kun käyttäjät lisäävät kuvauksen tiedoston metadataan, tulee Cloud Portal Officesta vankka ja tehokas hakemisto nopeaa ja helppoa tiedostojen noutoa varten. Täydelliset tekstinhakutoiminnot ovat mukana.

Asiakirjat, joista puuttuu “vaadittu” indeksitieto tullaan merkitsemään selkeällä varoituskuvakkeella vaatien nopeaa korjausta. Tässä sisäänrakennettu Document Viewer on kätevä.  

Document Viewerin avulla voit esikatsella asiakirjaa sovellusikkunassa avaamatta sitä. Voit katsella asiakirjan ulkoasua ja helposti lisätä tai korjata hakemistotietoa.

Välitön pääsy liiketoiminnan kannalta tärkeisiin tietoihin johtaa parempaan päätöksentekoon ja tuottavuuden parantamiseen kaikkialla liiketoiminnassa. Tämä varmistaa nopean reagoinnin markkinoiden muutoksiin ja tuleviin mahdollisuuksiin. 

Saumaton tehokkuus

Cloud Portal Officen yhteistyö- ja ilmoitustoiminnot auttavat jokaista tiimisi jäsentä työskentelemään paljon tehokkaammin; he voivat lisätä muistiinpanoja tiedostoihin ja kansioihin, allekirjoittaa projekteja ja tehdä muutospyyntöjä ajasta ja paikasta riippumatta.

Kun sisältöä halutaan jakaa muille, voit antaa jokaiselle henkilölle tai ryhmälle kirjoitus/luku- tai vain lukuoikeudet. Tämän lisäksi kaikki näkevät vain tiedoston viimeisimmän version silloinkin, kun vaihtavat PC:ltä, kotitietokoneelta tai mobiililaitteelta toiselle.

Tiedostojen hallinta pysyy kaiken aikaa hyppysissäsi ja pystyt pitämään lukua siitä, mitä olet jakanut kenenkin kanssa ja mitä oikeuksia olet antanut.

Jos sinulla on liian painavia tiedostoja lähetettäväksi sähköpostitse, voit käyttää Cloud Portal Officen ”Lähetä Linkki” –toimintoa CPO:n nettiversiosta tai omasta mobiililaitteestasi jakaaksesi tietoa CPO-käyttäjille ja ulkopuolisille vastaanottajille.

Voit jopa luoda kevyitä asiakirjojen työvirtoja. Voit skannata laskut ja muut paperiset asiakirjat Sharpin monitoimilaitteella Cloud Portal Officeen, jolloin manuaalinen asiakirjojen käsittely tehostuu parantaen kassavirtaa ja budjetin hallintaa. 

Liikkuvan työvoiman käyttöönotto
Cloud Portal Office vie tiimin mukanasi minne tahansa menetkin vähentäen kokouksiin matkustamisen aikaa ja kustannuksia. Tarvitset vain verkossa toimivan laitteen ja internetyhteyden.
Voit käyttää, lähettää, ladata, hallita ja tulostaa tiedostoja puhelimeltasi tai tabletilta, luoda uusia kansioita, tehdä yhteistyötä ja jakaa. 
Toimistossa voit mennä lähimmän Sharp-monitoimilaitteen luo, kirjautua Cloud Portal Officeen, selata ja tulostaa. Kaikki tiedostot ovat siellä valmiina odottamassa.

* Monitoimitulostimessa on oltava Sharp OSA 4.0 tai uudempi

Pienentyneet kustannukset

Cloud Portal Office tuo välittömiä säästöjä, koska digitaalisten asiakirjojen lisääntynyt käyttö tarkoittaa vähentynyttä tulostus-, paperinkäyttö- ja arkistointitarvetta. Tämä on vasta alkua.

Tarvittava tieto on aina käden ulottuvilla – missä ikinä käyttäjä onkin –toiminta tehostuu.  Kun Cloud Portal Office toimitetaan "Software as a Service" -tuotteena, yrityksen ei tarvitse tehdä etukäteisinvestointeja eikä vaihtaa tai ostaa lisää palvelimia.

Kun kaikki tieto on turvassa Cloud Portal Officessa, ette tarvitse ulkopuolisia asiakirja-arkistoja tai kalliita tiedostojen hätäpalautuspalveluita.

Koska Cloud Portal Office on tarpeisiin mukautuva, voit ostaa vain sen verran käyttöoikeuksia, kuin juuri tällä hetkellä tarvitset, joten sinun ei tarvitse tuhlata rahaa käyttämättömiin oikeuksiin.

Jos joku en enää tarvitse Cloud Portal Officea, voit peruuttaa tilauksen ja laskutus päättyy.* Jos tarvitset lisää käyttöoikeuksia, voit tilata niitä. Käyttöoikeudet ovat aina sinun hallittavissa, ja niitä voidaan hallita suojatun verkkosivun kautta.

* Ei ole välttämättä voimassa määräaikaissopimuksissa. Tarkista tiedot.

Hallinnoi. Jaa. Tee yhteistyötä

Cloud Portal Office on monialustainen ja paikkariippumaton asiakirjojen hallinta- ja yhteistyöympäristö, joka avaa uusia kasvu-, tehokkuus- ja kustannussäästömahdollisuuksia.

Riippumatta haluamastasi työskentelytavasta asiakirjasi ovat aina ajan tasalla ja hetkessä käytettävissä.

PC:t ja Macit

Kaikki minkä voit tallentaa kovalevylle, voit tallentaa myös Cloud Portal Officeen. Kun asiakirja on Cloud Portal Officessa, se on käytettävissä Sharp Cloud Portal Officen kautta jokaiselle lisensoidulle ja valtuutetulle käyttäjälle.

Pääset alkuun lataamalla kotisivun. Useita alueita voidaan laajentaa tai supistaa ja luoda siten mukavantuntuinen käyttöliittymä ja pääsy omiin asiakirjoihisi ja kansioihin, jotka työkaverisi ovat luoneet sekä kaikkiin asiakirjoihin, joita olet jakanut ja jokaiseen tiedostoon, joka tarvitsee indeksointia.  

Voit myös seurata tiedostojen linkkejä, joita olet lähettänyt kolmansille osapuolille ja hallinnoida niiden voimassaoloaikojen päättymistä. Cloud Portal Officessa jakaminen on helppoa. 

Älypuhelimet ja tabletit

Jokainen, jolla on lupa ja voimassaoleva käyttöoikeus voi käyttää itselleen mieluisinta Android- tai Apple iOS -laitetta Cloud Portal Officen käyttöön. Yhtenäinen käyttöliittymä antaa kaikille saman, helpon käyttökokemuksen.

Interaktiiviset kosketusnäytöt

Sharpin BIG PADillä voit näyttää esityksiä ja muita asiakirjoja kaikille kokoukseesi osallistuville riittävän suuressa formaatissa. Valitse vain tiedosto, vedä se BIG PADille, ja avaa se. Kaikki näytöllä esitetty voidaan tallentaa PDF:ksi, jolloin jaettava materiaali voidaan luoda sekunneissa.

Monitoimitulostimet

Tarvitsetko tietoa? Kävele Sharp-monitoimilaitteen viereen, kirjaudu, selaa Cloud Portal Officeen ja aloita tulostaminen. Käytettävissäsi on monikopiotoiminto, kaksipuolinen tulostus, kokoaminen, nitominen, rei'itys ja muita viimeistelytoimintoja. Tulostaminen Cloud Portal Officeen on yhtä helppoa.

* Monitoimilaitteessa on oltava Sharp OSA 4.0 tai uudempi

Cloud Portal Office -lisenssien ostaminen ja käyttäminen

Jos sinulla on jo Sharp-monitoimitulostin tai interaktiivinen kosketusnäyttö BIG PAD, sinun on vain tehtävä päätös tarvitsemastasi lisenssimäärästä ja otettava yhteyttä paikalliseen Sharp-jälleenmyyjään.

Liittyminen kestää vain hetken, ja sen jälkeen voit hallita kaikkea itse.

Voit tilata tai poistaa käyttäjälisenssejä, ostaa lisää lisenssejä netissä, kasvattaa ostettaessa 10 Gt:n tallennustilaa – kaikki on käytettävissä aina kun haluat, yhdeltä turvalliselta verkkosivulta. Voit lisäksi tarkkailla kaikkia toimintoja turvallisen auditointikanavan kautta.

Täydellinen käyttömukavuus
Mikäli et peru lisenssiä, se uusiutuu automaattisesti joka kuukausi, joten sinun ei tarvitse koskaan huolehtia Cloud Portal Officen käyttöoikeuksien päättymisestä. Lisäksi Sharp-jälleenmyyjäsi tekee elämäsi helpoksi lähettämällä vain yhden laskun kuukaudessa.

Onko Sharp sinulle uusi? Ei hätää. Ota yhteyttä paikalliseen Sharp-jälleenmyyjään tänään kuullaksesi, kuinka saat eniten irti Cloud Portal Officesta ja monitoimilaitteista sekä interaktiiviset kosketusnäytöt.

* Monitoimilaitteessa on oltava Sharp OSA 4.0 tai uudempi

UKK

Vastauksia kysymyksiin

Kuka hyötyy Cloud Portal Officesta?
Cloud Portal Office sopii erinomaisesti kaikille, jotka haluavat tallentaa, jakaa ja noutaa tietoa, ja mille tahansa organisaatiolle koosta riippumatta, joka haluaa kehittää tiimityötä ja läheisempää yhteistyötä.

Voiko se todellakin kilpailla ilmaisten palveluiden, kuten Dropboxin kanssa?
Pilvipalvelut ovat hyviä välineitä tavanomaisten tiedostojen ja valokuvien tallennukseen. Cloud Portal Office on suojattu, lisenssipohjainen monialustaratkaisu, joka on suunniteltu erityisesti yrityskäyttöön.

Onko Cloud Portal Office helppo asentaa ja käyttää?
Jos sinulla on Sharp-monitoimilaite (sekä Sharp OSA 4.0 tai uudempi) tai Sharp interaktiivinen kosketusnäyttö BIG PAD, voit aloittaa käytön välittömästi. Ota yhteyttä paikalliseen Sharp-jälleenmyyjään ostaaksesi lisenssejä ja liittyäksesi Cloud Portal Officeen.  Käyttäjät hyötyvät yhden kirjautumisen käyttötavasta miltä tahansa tuetulta alustalta, mobiililaitteet mukaan lukien.

Kuinka turvallinen se on?
Tiedämme erittäin hyvin, että eräät hallitukset ovat käyttäneet pilvipalveluita ilman asiakkaiden lupaa. Lisäksi yksi hyvin tunnetuista tiedostonjakopalveluista hakkeroitiin jokin aika sitten. Cloud Portal Office käyttää yhdistelmää uudenaikaisesta salauksesta, henkilökohtaisista käyttäjälisensseistä (jotka IT-pääkäyttäjä voi poistaa käytöstä välittömästi) sekä ainoastaan eurooppalaisia palvelinfarmeja, jotta luvaton käyttö ei olisi mahdollista.

Minkälaista tukea on saatavilla?
Cloud Portal Office on niin intuitiivinen, ettet todennäköisesti tarvitse teknistä tukea. Jos kuitenkin haluat, niin löydät kaiken tarvitsemasi Käyttöoppaasta ja Pääkäyttäjän oppaasta. Lisäksi Sharpin jälleenmyyjät auttavat sinua mielellään.

Case Study

CPO-esite

Animation